Zadania tworzone automatycznie z maili
Mail od rekrutera rzadko kończy się na „dziękujemy za aplikację”. Częściej zawiera prośbę: potwierdź termin rozmowy, odpowiedz na trzy pytania, dośle przykłady prac do piątku. Krooki wyciąga takie prośby z przekierowanych maili i zapisuje je jako zadania — z terminem, szczegółami i powiązaniem z właściwą ofertą.
Jak to działa
Każdy przekierowany mail rekrutacyjny przechodzi analizę, która rozpoznaje etap rekrutacji. W tej samej analizie sprawdzamy, czy mail czegoś od Ciebie wymaga. Jeśli tak — na liście zadań pojawia się nowa pozycja, bez żadnego klikania z Twojej strony.
Zadania z maila poznasz po ikonie iskierki przy tytule. Poza tym to zwykłe zadania: możesz je edytować, przesunąć termin, odhaczyć albo usunąć.
Jakie zadania powstają
| Rodzaj | Kiedy powstaje | Przykład |
|---|---|---|
| Spotkanie | Zaproszenie na rozmowę, call albo spotkanie z terminem | „Rozmowa rekrutacyjna — Google Meet”, termin = początek rozmowy |
| Odpowiedź | Rekruter pyta o dostępność, oczekiwania finansowe albo prosi o potwierdzenie terminu | „Odpowiedz rekruterowi na pytania”, z pytaniami wypunktowanymi w notatce |
| Przygotowanie | Zadanie rekrutacyjne, test, portfolio, dokumenty do dosłania | „Przygotuj przykłady kampanii”, z opisem, co i w jakiej formie |
| Inne | Prośba, która nie pasuje do powyższych | — |
Z jednego maila może powstać kilka zadań, ale najwyżej jedno danego rodzaju. Jeśli rekruter zadał pięć pytań, dostaniesz jedno zadanie „odpowiedz”, a pytania znajdziesz w notatce — rozwiniesz ją strzałką obok tytułu.
Terminy
Termin jest brany z treści maila i zapisywany w czasie polskim. Daty względne — „w czwartek”, „jutro”, „do końca tygodnia” — liczymy od daty wysłania maila, nie od chwili, w której go przeczytałeś.
- Mail podaje dzień i godzinę — zadanie ma pełny termin, np. rozmowa o 11:00.
- Mail podaje sam dzień — zadanie ma termin „bez godziny” na ten dzień.
- Mail nie podaje terminu — zadanie trafia do grupy „Bez terminu”. To normalny stan, nie błąd: lepiej mieć zadanie bez daty niż żadne.
Sprawdź termin przy ważnych spotkaniach Odczyt daty z maila bywa zawodny, zwłaszcza przy nietypowym zapisie („w przyszły wtorek po południu”). Przed rozmową rzuć okiem na oryginalny mail — termin w zadaniu możesz w każdej chwili poprawić.
Przypomnienia
Zadanie z terminem dostaje przypomnienia pod dzwonkiem w górnym pasku aplikacji — liczba przy dzwonku pokazuje, ile jest nowych:
- „Dziś termin” — o 7:00 rano w dniu terminu.
- „Za 30 min” — pół godziny przed terminem, jeśli zadanie ma podaną godzinę.
Po odhaczeniu zadania jego przypomnienia znikają z listy. Te zasady działają tak samo dla zadań dodanych ręcznie.
Gdzie je znajdziesz
Zadanie z maila jest zawsze przypięte do oferty, której mail dotyczy. Widać je w dwóch miejscach naraz: w widoku Zadania i w szczegółach karty na tablicy. To jedno zadanie — odhaczenie w karcie odhacza je też na liście.
Kolejny mail w tej samej sprawie
Rekruterzy przekładają rozmowy i przypominają o niewysłanych odpowiedziach. Żeby nie mnożyć duplikatów, nowy mail aktualizuje otwarte zadanie tego samego rodzaju przy tej samej ofercie — zamiast tworzyć drugie. Przełożona rozmowa to więc to samo zadanie z nowym terminem.
- Aktualizacja nadpisuje tytuł i notatkę treścią z nowego maila. Termin zmienia się tylko wtedy, gdy nowy mail podaje nowy — brak daty w przypomnieniu nie kasuje poprzedniej.
- Po odhaczeniu zadania kolejny mail tego rodzaju utworzy nowe zadanie — na przykład zaproszenie na drugi etap po odbytej pierwszej rozmowie.
- Dwie rozmowy umówione jednocześnie w tej samej rekrutacji zleją się w jedno zadanie. Jeśli tak się stanie, dodaj drugie ręcznie.
Kiedy zadanie nie powstanie
- Mail niczego od Ciebie nie wymaga — potwierdzenie złożenia aplikacji, odrzucenie, newsletter portalu. Nie wymyślamy zadań na siłę.
- Mail nie został przypisany do żadnej karty. Zadanie musi należeć do konkretnej oferty. Jeśli wiadomości nie dało się dopasować ani utworzyć z niej nowej karty, zadania też nie będzie — powody opisuje artykuł dlaczego status nie zmienił się sam.
- Pewność analizy była zbyt niska — wtedy nie ruszamy ani statusu, ani zadań.
- Wyczerpał się limit automatycznych aktualizacji w Twoim planie. Zadania powstają w tej samej analizie co zmiana statusu, więc nie zużywają dodatkowego limitu — ale bez analizy nie powstają.
- Maile sprzed podłączenia skrzynki — przekierowanie obejmuje tylko nowe wiadomości.
Czy Krooki odpowiada rekruterowi albo potwierdza termin za mnie?
Nie. Krooki tylko czyta przekierowane maile i nigdy niczego nie wysyła w Twoim imieniu. Zadanie przypomina, że odpowiedź należy do Ciebie.
Czy mogę wyłączyć automatyczne zadania?
Osobnego przełącznika nie ma. Zadanie, które nie pasuje do Twojego procesu, po prostu usuń — nie wróci, chyba że przyjdzie kolejny mail z nową prośbą.
Co się stanie z zadaniem, gdy usunę kartę oferty?
Zadania przypięte do oferty są usuwane razem z nią — bez oferty tracą sens. Zadania dodane ręcznie bez powiązania z ofertą zostają.